會議酒店選擇策略詳細說明

　　理想的會議效果是所有會議組織者追求的目標。會議組織應為會議的組織提供必要的條件，如資金、人員等。并設定一定的目標，如參加會議的目標群體數量、利潤金額、一定的宣傳效果等。會議組織者追求的目標是在一定條件下或在一定預算范圍內盡較大努力提高會議效果。我們說組織一個會議不是簡單的花錢在選擇酒店的時候。會議酒店選擇策略詳細說明:

　　要選擇合適的會議場所，需要綜合考慮當地可以提供的會議資源狀況、會議程序、預計參與人數、參與人員背景、重要會議目的、目標和參與者偏好等因素，選擇不同的好方案。會議室的面積和數量會議分為不同的類型，僅此一點就要根據需要進行差異化的選擇。組織會議時，首先要確定會議的類型、數量，然后再考慮會議室的類型和面積。例如，有些對話峰會在不同的分場地同時舉行，既要考慮峰會適合什么樣的會議室，又要考慮會議室的數量。會議室的面積也很重要。需要注意的是，會議酒店經?？纯拖虏?，不按實際容納人數報告。他們經常在大會上報告，導致會議室在會議期間擁擠。根據會議的類型、與會者的使用語言和具體要求，會議室的配置應考慮其設備，以減少會議組織者自身的工作量。應選擇帶有相應設備的場地，包括音頻、投影儀、同聲翻譯系統、視頻會議系統等。一些特殊設備可以根據會議要求提前租賃。以投影儀為例?，F代會議室大多在使用過程中免費提供一般的投影儀。在一般的國際或商務會議中，會議室提供的設備遠遠不能滿足會議的數量和質量要求。此時需要單獨租賃，往往需要混合等離子體、液晶或LED顯示屏。值得注意的是，在租賃過程中，應對設備的各種功能參數(通?？梢宰稍儗I的會議服務公司，以獲得合適的性價比)提出具體要求，否則可能會影響會議的進行。對于會議來說，酒店住宿費可能是主要費用之一，所以對客房有要求。簡單來說，就是滿足與會嘉賓的用房量和對住房舒服度的需求。尋找專業的會議服務提供商通?？梢垣@得更好的折扣。除了酒店標準、房間類型等因素外，正常的住房費用還與客房內的開放服務項目有關，如客房內的長途通訊、洗滌更換、迷你酒吧飲料、一次性洗滌、互聯網、水果提供等服務是否開放。在決定如何差異化地選擇之前，會議組織者應該明確酒店應該關閉或開放的服務項目和范圍。餐飲和餐飲也是需要考慮的重要組成部分。會議的餐飲主要包括早餐、午餐、飲料和服務費、會場茶歇、社交聚會等。預算要根據不同的組合來實施，經過對比篩選后選擇酒店。普通會議的晚餐是午餐，可采用人數預算(自助餐形式)，也可按桌子預算(圍桌形式)。若主辦方希望自己購買飲料，而不是由餐館提供，餐館可收取一定數量的服務費。酒店與交通中心距離會議的參與者來自全國各地。在選擇酒店時，一些重大交通中心(機場、火車站)與酒店的距離和兩地之間的暢通程度應納入參考范圍。另外，要了解酒店所在地的相關功能設施是否齊全，如商場等。假如參加會議的人大多可以開車去會議的地方，郊區的酒店往往很受歡迎。酒店本身的服務范圍和服務質量也是會議組織者參考的要點。成熟的會議酒店往往能夠快速了解客戶的需求并迅速做出安排。在會議中，安排車輛接送機，為參與者安排停車位等都是常務工作。在決定會議細節的前提下，選擇會議酒店，然后制作一份可供比較的酒店清單。在確定了具體的酒店之后，如果條件允許，可以親自到現場進行檢查，做出選擇和認定。

　　隨著市場供求關系的轉變，會議市場也發生了很大的變化，比如政府會議減少，大型國際會議或論壇減少，小型會議、培訓等會議增加。筆者認為，除了政策調整的影響，不能排除會議酒店、會議中心等接待能力較強的企業數量急劇增加，瓜分這塊蛋糕的因素。因此，如果我們能理性地看待當前和未來會議酒店客戶市場的形勢，我們就會走出浮躁，探索更實用的商業模式，或者稱之為盈利模式。

　　有的酒店客房過多，比如客房500多間，但是會場總面積不是很大。如果客房有股票，可以拿出幾個百分點來增加附加值。這叫客房帶會場。當然，這就要求酒店做出多樣化的產品來滿足消費需求，從而達到帶動會議的效果，使會場的租金率處于高位。